모바일초청장 만들기 — 기관·단체·기업 행사용

협회 사무국이나 회사 총무팀에서 행사를 맡으면 초청장은 으레 인쇄물이었습니다. 봉투에 넣어 우편으로 부치고, 도착했는지 전화로 확인하는 일까지가 한 묶음이었습니다. 지금은 같은 내용을 휴대전화에서 열리는 화면으로 만들어 주소 하나로 전하는 모바일초청장이 그 일을 많이 덜어 줍니다. 다만 형식이 가벼워졌다고 내용까지 가벼워지면 곤란합니다. 받는 쪽은 여전히 이것을 기관이 보낸 공식 문서로 읽습니다.

초대장과 초청장, 쓰임이 어떻게 다른가

사전의 뜻으로는 둘 다 사람을 청해 부르는 글입니다. 실제로는 부르는 쪽이 개인이면 초대장, 기관이나 단체면 초청장이라는 이름을 붙이는 경향이 있습니다. 가족 잔치나 가게 개업에는 초대장이, 내빈석과 식순이 있는 기념식에는 초청장이 자연스럽습니다. 이름이 달라지면 문장의 높이도 달라져서, 초청장에는 주최 명의와 직함이 앞에 서고 개인적인 감정 표현은 줄어듭니다. 한편 외국인을 국내로 부를 때 비자 서류로 내는 초청장은 이름만 같은 별개의 문서이며, 이 글에서는 다루지 않습니다.

행사초청장에 넣을 항목

• 행사의 정식 명칭 — "제○회", "창립 ○주년"처럼 회차와 연수가 붙는 행사는 숫자를 내부 문서와 대조합니다.
• 주최와 주관 — 둘이 다르면 나눠 적습니다. 후원 기관이 있으면 표기 순서를 미리 합의합니다.
• 일시와 접수 시작 시각 — 개회 시각만 적으면 내빈이 개회 직전에 몰립니다. 접수를 여는 시각을 따로 둡니다.
• 장소 — 건물, 층, 홀 이름과 함께 접수대 위치를 적습니다.
• 식순 — 개회, 인사 말씀, 축사, 폐회 정도의 큰 줄기만 싣습니다. 분 단위 진행표는 내부용입니다.
• 회신처 — 참석 여부를 받을 부서와 담당자, 회신 기한을 밝힙니다.

이취임식·준공식·창립기념식 초청장에서 달라지는 점

이취임식은 물러나는 분과 새로 맡는 분, 두 사람의 이름이 한 화면에 들어갑니다. 어느 쪽을 앞에 둘지는 단체의 전례를 따르는 것이 안전하니 지난 회차 초청장을 찾아보세요. 준공식은 행사 장소가 새 건물이나 현장이라 지도 검색에 아직 잡히지 않는 일이 있습니다. 지번 주소와 함께 진입로 설명을 덧붙이고, 행사 뒤 시설을 둘러보는 순서가 있으면 걷기 편한 신발을 권하는 한 줄을 넣습니다. 창립기념식은 기념하는 연수가 제목의 중심이므로 설립 연도를 기준으로 몇 주년인지 다시 세어 봅니다. 정기총회처럼 안건이 있는 모임은 초청장에 안건 제목까지만 싣고, 회의 자료는 별도로 보낸다는 점을 밝혀 두면 됩니다.

초청장만들기 순서와 보내는 시점

1. 문안을 먼저 확정합니다. 기관 명의로 나가는 글이므로 내부 결재를 거친 문장을 그대로 씁니다.
2. 받는 분 명단에서 소속과 직함을 최신으로 고칩니다. 인사이동 철에는 특히 틀리기 쉽습니다.
3. 엑스초대에서 해당 행사를 고르고 확정된 문안과 항목을 입력합니다. 가입 없이 무료로 만들 수 있습니다.
4. 미리보기를 결재권자에게 보여 주고 명의와 직함 표기를 마지막으로 확인받습니다.
5. 완성된 주소를 카카오톡이나 문자로 보냅니다. 기관장급 내빈에게는 비서실이나 담당 부서를 거쳐 전합니다.

기관 행사는 내빈의 일정이 일찍 차므로 관례상 서너 주 전에는 닿게 합니다. 공문을 따로 보내는 조직이라면 공문에 초청장 주소를 함께 적어 두 가지가 같은 날 도착하게 맞춥니다.

무료로 모바일초청장 만들기

문구 예시와 더 읽을 글

○○협회가 창립 ○주년을 맞아 기념식을 엽니다. 그간 협회의 걸음에 함께해 주신 귀하를 모시고자 하오니 참석하시어 자리를 빛내 주시기 바랍니다. ○○협회 회장 ○○○

○○주식회사 ○○공장 준공식에 귀하를 초청합니다. 공사 기간 동안 보내 주신 성원에 감사드리며, 완공된 시설을 직접 보여 드리고자 합니다. 대표이사 ○○○

행사별 문구는 아래 글에서 더 자세히 다룹니다.

• 이취임식 초대 문구
• 준공식 초대장 문구와 순서
• 창립기념식 초대장 문구
• 정기총회 초대장 문구
• 개업식 초청장 쓰는 법
• 초대장만들기 기본 순서
• 행사초대장 — 자리 성격별 차이