정기총회 초대장 문구

총회 안내는 잔치 초대와 성격이 다릅니다. 받는 사람이 손님이 아니라 그 단체의 구성원이고, 참석은 축하가 아니라 결정에 함께하는 일이기 때문입니다. 그래서 정기총회 초대장 문구는 정중함을 갖추되 무엇을 논의하고 무엇을 정하는 자리인지가 분명히 드러나야 합니다. 협회, 주민자치회, 동문회처럼 회원이 모여 한 해를 정리하는 모임을 기준으로, 초대장에 들어갈 항목과 예문을 살펴봅니다.

초대장에 들어갈 항목

• 회차와 명칭 — "제○차 정기총회"처럼 몇 번째 총회인지 적습니다. 단체 이름을 앞에 붙여 제목만 보고도 어느 모임인지 알 수 있게 합니다.
• 일시와 장소 — 시작 시간과 함께 접수 시작 시간을 따로 적어 두면 회원 확인 절차가 붐비지 않습니다.
• 부의 안건 — 논의할 안건을 번호를 붙여 나열합니다. 보고 사항과 의결 사항을 나눠 적으면 회원이 미리 검토할 부분을 알 수 있습니다.
• 참석이 어려울 때 — 위임이 가능한 단체라면 위임 방법과 제출처를 안내합니다. 위임 가능 여부와 방식은 단체의 정관이나 회칙에 따릅니다.
• 명의 — 마지막 줄에 단체명과 회장 직함, 성명을 적습니다.

안건 표기 예시

안건은 짧고 같은 형식으로 맞춰 쓰는 것이 읽기 쉽습니다. 제목 끝을 "~의 건"으로 통일하는 방식이 널리 쓰입니다.

보고 사항 1. 20○○년도 사업 경과 보고 / 2. 감사 보고
의결 사항 제1호 의안 20○○년도 결산 승인의 건 / 제2호 의안 20○○년도 사업 계획 및 예산 승인의 건 / 제3호 의안 임원 선출의 건

결산서나 예산안처럼 분량이 많은 자료는 초대장 본문에 모두 옮기기보다, 총회 당일 배부하거나 별도 문서로 전달한다고 한 줄 적어 두는 편이 깔끔합니다. 소집 통지를 언제까지 보내야 하는지는 단체마다 정관에 정해 둔 경우가 많으니 초대장을 보내기 전에 날짜를 먼저 확인하시기 바랍니다.

정기총회 초대장 문구 예문

회원 여러분, 한 해 동안 모임을 위해 보내 주신 관심과 수고에 감사드립니다. 지난 한 해의 활동과 살림살이를 함께 돌아보고, 새해의 계획을 정하는 제○차 정기총회를 아래와 같이 개최합니다. 모임의 방향을 정하는 중요한 자리이니 많은 회원께서 참석해 소중한 뜻을 보태 주시기 바랍니다.

동문 여러분 평안하신지요. 올해도 어김없이 동문이 한자리에 모이는 정기총회 날이 다가왔습니다. 회무 보고와 신임 임원 선출 뒤에는 오랜만에 얼굴을 마주하는 식사 자리가 이어집니다. 반가운 얼굴로 뵙기를 기다리겠습니다.

주민자치회처럼 공적 성격이 있는 모임은 첫 번째 예문처럼 차분한 문장이, 동문회처럼 친목이 섞인 모임은 두 번째 예문처럼 반가움이 묻어나는 문장이 어울립니다. 어느 쪽이든 안건과 일시는 같은 형식으로 정확하게 적어야 한다는 점은 다르지 않습니다.

회장 이·취임을 함께 여는 경우

임기가 끝나는 해에는 총회에서 새 회장을 선출하고 같은 자리에서 이·취임식을 이어 여는 일이 많습니다. 이때는 초대장 제목을 "제○차 정기총회 및 회장 이·취임식"처럼 두 행사를 함께 적고, 본문에서 총회가 먼저 진행된 뒤 이·취임식이 이어진다는 순서를 밝혀 둡니다. 회원이 아닌 내빈을 이·취임식에만 모신다면 내빈용 초대장을 따로 만들어 이·취임식 시작 시간을 안내하는 것이 배려입니다. 총회 결과가 나오기 전에는 신임 회장 이름을 확정된 것처럼 적지 않도록 조심합니다.

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