행사초대장, 성격에 따라 달라지는 세 가지

회사 총무 담당자도, 동문회 총무도, 책을 낸 저자도 똑같이 행사초대장을 찾습니다. 그런데 막상 쓰려고 보면 남의 초대장이 잘 참고가 되지 않습니다. 기념식에 맞춘 글을 송년 모임에 가져다 쓰면 지나치게 무겁고, 모임용 글을 총회에 쓰면 빠지는 내용이 생깁니다. 여는 자리가 어떤 성격인지부터 가르면 무엇을 적고, 누구 이름으로, 언제 보낼지가 함께 정해집니다.

행사를 네 갈래로 나누기

• 기념하는 자리 — 창립기념식, 준공식. 지나온 일을 돌아보며 바깥 손님을 모십니다.
• 결정하는 자리 — 정기총회. 회원이 모여 안건을 다룹니다.
• 선보이는 자리 — 전시회, 출판기념회. 작품이나 책이 주인공입니다.
• 어울리는 자리 — 송년회, 신년 모임. 한 해를 매듭지으며 얼굴을 봅니다.

두 성격이 겹치는 날도 있습니다. 그럴 때는 손님이 그날 무엇을 하러 오는지를 기준으로 한쪽에 무게를 둡니다.

갈래별로 행사 초대장에 넣을 내용

날짜와 장소는 어느 쪽이나 같습니다. 갈래마다 달라지는 것은 그 밖의 한두 줄입니다.

• 기념 — 몇 주년인지 또는 무엇을 다 지었는지, 그리고 진행 차례의 큰 줄기를 적습니다.
• 결정 — 회차와 안건 제목, 못 오는 회원이 뜻을 맡기는 방법을 적습니다. 위임 방식은 회칙마다 다르니 회칙부터 봅니다.
• 선보임 — 여는 날 행사 시각과 전체 관람 기간을 따로 적습니다. 출판기념회라면 책 제목과 저자 이름이 앞에 옵니다.
• 어울림 — 식사가 나오는지, 회비가 있다면 얼마를 어떻게 내는지, 몇 시쯤 끝나는지를 적습니다.

행사 초대장 문구의 말씨도 갈래를 따라갑니다. 기념과 결정 쪽은 격을 갖춘 높임말이 맞고, 어울림 쪽은 평소 모임에서 주고받던 말씨 그대로여도 어색하지 않습니다. 선보임 쪽은 작품이나 책을 소개하는 두어 문장이 인사말 자리를 대신합니다.

누구 이름으로 보내나

관례상 초대장 끝에 적는 이름은 그 자리를 책임지는 쪽입니다. 회사 기념식과 준공식은 일반적으로 회사 이름에 대표자 직함과 성명을 붙이고, 정기총회는 회장 이름으로 내는 단체가 많습니다. 출판기념회는 저자가 직접 부르기도 하고 출판사나 뜻을 모은 지인들이 부르기도 하므로, 누가 자리를 마련했는지에 따라 정합니다. 송년회는 모임 이름 뒤에 회장이나 총무 이름 하나면 충분합니다. 둘 이상이 함께 여는 자리라면 이름을 올리는 차례를 양쪽이 먼저 맞춰 두어야 뒷말이 없습니다.

언제 보내나

못 박힌 날짜는 없고 단체마다 다릅니다. 일반적으로 바깥 내빈을 모시는 기념식은 한 달 안팎의 여유를 두고, 회원끼리 모이는 자리는 두 주 전쯤이면 무리가 없습니다. 다만 정기총회는 소집을 알리는 기한을 회칙에 적어 둔 단체가 있으니 그 조항이 먼저입니다. 연말에 몰리는 송년회는 다른 약속과 겹치기 쉬워, 날짜만이라도 먼저 알리고 초대장을 뒤따라 보내기도 합니다. 전시회는 문을 여는 날에 맞춰 한 번 알리고, 기간이 길면 중간에 다시 알리는 곳도 있습니다.

한 장으로 만들어 링크로 전하기

성격이 정해지면 만드는 일은 오래 걸리지 않습니다. 엑스초대에서는 회원가입 없이 무료로 초대장을 만들고, 완성된 링크를 카카오톡으로 보냅니다. 준공식, 취임식, 정기총회, 출판기념회 같은 행사를 골라 시작합니다.

무료로 행사초대장 만들기

기관 명의로 나가는 격식 높은 글, 곧 행사초청장을 준비한다면모바일초청장 안내가 더 가깝습니다.

행사 초대장 문구는 행사별 글에서

• 창립기념식 초대장 문구
• 정기총회 초대장 문구
• 출판기념회 초대장 문구
• 준공식 초대장 문구와 순서
• 이취임식 초대 문구
• 초대장양식 — 여섯 칸 뼈대와 빈칸 예시