본사 이전 초대장 문구와 새 주소 안내

이삿짐 상자가 모두 풀리고 새 사무실 책상에 명패가 올라가면, 회사는 바깥을 향해 한 가지 소식을 전해야 합니다. 주소가 바뀌었다는 사실입니다. 본사 이전 초대장 문구는 단순한 주소 변경 공지에 그치지 않고, 그동안의 성장을 함께해 준 분들을 새 공간으로 모셔 인사하는 글입니다. 대상별 예문과 빠뜨리기 쉬운 안내 항목을 정리했습니다.

신사옥 준공식과 무엇이 다른가

두 행사는 새 건물에서 열린다는 점이 같아 헷갈리기 쉽습니다. 준공식은 건물을 새로 지어 완공을 알리는 자리라 시공사·설계사·관계 기관이 주요 손님이고, 건물 자체가 주인공입니다. 반면 이전식은 지은 건물이든 임차한 층이든 회사가 새 보금자리로 옮겼다는 것이 핵심입니다. 초대장의 무게중심도 공사 경과가 아니라 이전의 의미와 달라진 연락처에 두어야 합니다. 자체 사옥을 지어 옮긴 경우라도 완공을 기념하는 자리가 아니라 이전을 알리는 자리라면 이전식 문구가 알맞습니다.

본사 이전 초대장 문구 예시

거래처·협력사에

○○주식회사가 창립 ○년을 맞아 본사를 ○○구 ○○로로 옮겼습니다. 좁은 사무실에서 함께 밤을 새우며 일해 주신 협력사 여러분 덕분에 오늘에 이르렀습니다. 새 사무실에서 처음으로 손님을 맞는 자리를 마련했으니 오셔서 둘러보시고 앞으로의 길에도 힘을 보태 주시기 바랍니다. 대표이사 ○○○

고객·회원사에

그동안 저희 회사를 믿고 찾아 주신 고객 여러분께 알려 드립니다. ○월 ○일부터 본사 업무를 새 주소에서 이어 갑니다. 방문 상담 공간을 새로 갖추었으니 가까운 날 들러 주시면 반갑게 맞이하겠습니다. 전화번호는 이전과 같습니다.

임직원 가족에게

가족 여러분이 응원해 주신 덕분에 저희 회사가 새 보금자리를 마련했습니다. 매일 출근하는 공간이 어떤 곳인지 직접 보실 수 있도록 가족 초청의 날을 준비했습니다. 아이들과 함께 편하게 오셔서 구경하고 가십시오.

이전 초대장에서 빠뜨리기 쉬운 것

• 옛 주소와 새 주소를 나란히 적고, 우편물을 언제까지 옛 주소로 받는지 밝혀 둡니다.
• 대표번호·팩스·방문 접수 창구 가운데 바뀐 것과 그대로인 것을 구분해 적습니다.
• 새 건물의 주차 가능 여부와 방문객 출입 절차를 알려 두면 첫 방문이 매끄럽습니다.
• 이전 행사와 정상 업무 시작일이 다르면 두 날짜를 분리해 적습니다.

이전식을 평일 오후에 사무실을 열어 두는 형식으로 치르는 회사도 있습니다. 손님이 정해진 시각에 모두 모이기 어렵다면 "오후 2시부터 5시까지 편하신 시간에"처럼 머무는 시간을 넓게 잡고, 대표 인사나 기념 촬영처럼 꼭 함께해야 하는 순서만 시각을 따로 적어 둡니다. 새 공간을 둘러보는 안내 담당자를 정해 두었다면 그 이름과 연락처를 함께 남기면 좋습니다.

거래처 가운데는 회사 주소를 계약서나 세금 관련 서류에 등록해 둔 곳이 있습니다. 초대장과 별도로 이런 곳에는 주소 변경 안내를 공문 형태로 한 번 더 보내 두면 서류상의 혼선을 줄일 수 있습니다. 초대장은 인사와 초대에 집중하고, 사무적인 변경 사항은 공문으로 나눠 전하는 방식입니다. 이렇게 나누면 초대장은 따뜻한 인사로 남고, 공문은 담당자가 서류를 고칠 때 근거로 쓰기 좋습니다.

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